Workshop Redesign MIS PNPM Mandiri

Bogor, 8 Oktober 2012. Dalam rangka identifikasi awal kegiatan pengelolaan data dan informasi untuk proses pengembangan dan desain ulang Sistem Informasi (SIM) Manajemen Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM) Mandiri Perdesaan maka dilaktkan survei untuk melihat proses dan pengelolaan data di lapangan, survei ini dilaksanakan dan dimulai dari pusat pengelola data hingga lokasi awal penyedia data terkait dengan proses pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan, proses identifikasi dan pemetaan data telah dilakukan oleh tim Datacomm dengan interview yang dilaksanakan di Bappenas melalui unit kegiatan SIM Terpadu (simpadu), penyedia sistem awal di national management center (NMC) atau pusat pengelola kegiatan di tingkat pusat yang terpusat di direktorat PMD serta proses identifikasi terkait alur proses, dan aliran infor-masi data terkait dengan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan, kegiatan survei di lapangan yang (telah) dilaksanakan di 9 (sembilan) provinsi dari tingkat normal hingga tinggat sulit meliputi provinsi berikut;

(1) D.I. Jogjakarta; (2) Jawa Ti-mur; (3) Banten; (4) Lampung; (5) Sumatera Utara; (6) Kalimantan Tengah; (7) Kalimantan Barat; (8) Sulawesi Selatan dan (9) Sulawesi Utara

Hasil Survei Lapangan

Dari hasil survei lapangan menghasilkan beberapa data input yang telah dinalisis oleh tim Datacomm sebagai sumber informasi untuk pembuatan draft sistem informasi yang lebih berdaya guna di lapangan dan survei telah dilaksanakan dalam kurun waktu 3 bulan dari bulan Juni – Agustus dengan 3 lokasi selanjutnya akan dilaksanakan pada bulan Oktober 2012.

Survei ini dilakukan untuk melihat lebih detail dan teknis permasalahan dan kendala yang terjadi di lapangan, dengan memetakan secara umum informasi yang ada, terkait dengan kondisi sosial masayarakat dan teknologi pendu-kung yang tersedia, fokus pemetaan dan survei dilakukan pada sistem informa-si yang telah berjalan yang digunakan oleh pelaku lapangan sebagai media pe-ngelola data informasi kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan, memetakan kondisi lapangan sebagai berikut:

• Sistem Informasi Manajemen yang ada belum sepenuhnya menyajikan informasi yang dibutuhkan secara cepat, tepat dan akurat, karena tidak adanya standarisasi terhadap struktur penulisan data, termasuk tumpang tindih detail data yang diinputkan di lapangan.
• Sistem Basis Data tidak terpusat, sehingga memberi ruang duplikasi pada data yang selanjutnya akan berpengaruh pada kualitas dan ketepatan informasi yang dikeluarkan dalam suatu sistem, yang secara spesifik akan mengganggu kebenarannya dan sulitnya diukur tingkat validitas data yang disampaikan.
• Sistem Informasi Manajemen belum memfasilitasi Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System - DSS), karena kondisi sistem yang belum terintegrasi sehingga belum secara simultan memberikan bahan bagi model pengelolaan sistem keputusan di lingkungan stakeholder PNPM.
• Sistem Informasi Manajemen yang digunakan saat ini tidak/belum mendukung multiple platform, karena secara umum aplikasi baru dikembangkan dalam model database pendukung berupa layanan berbasis MS Access, sebagai pengelola database sederhana.
• Tidak ada standar keamanan di level basis data, aplikasi dan jaringan komputer. Hal ini menyebabkan tidak terpenuhinya unsur integritas (integrity), kerahasiaan (confidentiality) dan ketersediaan (availability) data dan informasi.
• Standard/Method Operational Procedure (SOP/MOP) atau Pedoman/Metode Instruksi Pelaksanaan Kerja di level operator/administrator pengolah data belum tersedia dengan baik, sehingga cara kerja tidak efektif dan efisien.
• Belum menerapkan IT Governance.

Sebagai bagian dari pertanggungjawaban hasil kegiatan survei dan identifikasi kegiatan alur data dan informasi kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan maka akan dilakukan sosialisasi informasi hasil yang didapatkan dilapangan, sosialisasi akan dilaksanakan dalam workshop sebagai media penyampaian kema-juan hasil kegiatan yang telah dilaksanakan, terkait dengan identifikasi yang telah dilaksanakan dan berbagai informasi dan data yang dihasilkan, kegiatan workshop digunakan sebagai media pemantauan proses kegiatan dan pengelola-an data dan informasi hasil kegiatan PNPM Perdesaan yang telah dilakukan melalui survei, workshop ini sekaligus sebagai ajang identifikasi intensif atas data yang telah dihasilkan dari proses survei dan identifikasi serta interview langsung atas data dan informasi yang sudah dilaksanakan di 9 (sembilan) provinsi.

Pelaksanaan Workshop

Workshop diselenggarakan tanggal 8 hingga 10 Oktober 2012, untuk melakukan evaluasi kegiatan survei dan penguatan informasi di lapangan serta menggali gagasan dan model pengelolaan data dan informasi yang lebih memungkinkan (reliable) untuk bisa dilaksanakan dilapangan secara efektif dan efisien berbasis pada kondisi dan permasalahan lokal. Evaluasi kegiatan survei ini meliputi hasil identifikasi sistem yang sudah ada (existing), identifikasi alur dan proses pengolahan dan penyampaian data dan informasi kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan, serta permasalahan dan kendala serta gap yang terjadi di lapangan terkait dengan pengolahan dan penyampaian data dan informasi kegi-atan PNPM Mandiri Perdesaan, proses ini sebagai sumber informasi yang akan digunakan sebagai proses analisis dan penyampaian usulan untuk merencana-kan sistem yang lebih baik di masa yang akan datang.

Sebagaimana telah diatur dalam batasan pekerjaan yang telah di sepakati sebelumnya, bahwa salah satu media untuk menyampaikan hasil kegiatan iden-tifikasi dan penyiapan draft perancangan sistem untuk digunakan sebagai SIM PNPM MPd adalah melalui workshop yang sedianya untuk kegiatan workshop pertama (dari tiga kali workshop yang direncanakan) akan dilaksanakan di Bogor (sebagai pengganti rencana awal pelaksanaan workshop di Makassar) untuk me-nyampaikan hasil kegiatan kemajuan survei dan identifikasi permasalahan di lapangan, dengan fokus bahasan evaluasi dan penguatan informasi serta review gagasan pengelolaan dan perbaikan sistem informasi di lapangan.

Maksud dan Tujuan

Pertemuan ini dimaksudkan untuk  melaporkan kegiatan yang telah dilaksanakan melalui survei dan identifikasi permasalahan dilapangan serta iden-tifikasi intensif atas kendala yang dihadapi dalam proses pengelolaan dan pe-nyampaian data serta informasi pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perde-saan, evaluasi kegiatan dan sosialisasi perencanaan konsep pengelolaan dan penyampaian data serta informasi kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan sebagai bagian dari sumber informsai untuk bahan desain ulang sistem informasi yang telah berjalan di lapangan selanjutnya akan digunakan sebagai bahan untuk direalisasikan dengan efektif dan tepat guna sebagai SIM PNPM MPd.

Tujuan diadakannya Workshop ini adalah :

1. Sosialisasi hasil survei awal kegiatan National Program for Community Em-powerment (PNPM) Rural Management Information System (MIS) Improvement
2. Evaluasi hasil survei dan identifikasi awal pengelolaan data lapangan.
3. Penggalian gagasan strategis dengan fokus pada pengelolaan sistem informasi yang bisa menjawab permasalahan yang terjadi sekarang.
4. Sosialisasi sistem informasi yang akan digunakan sebagai hasil identifikasi dan fokus desain ulang SIM PNPM Mandiri Perdesaan.
5. FGD untuk identifikasi lebih detail sistem yang ada dan kemungkinan penggunaan smart system yang akan digunakan di masa datang.
6. Persiapan kelanjutan survei dan penguatan sistem baru pengelolaan data dan informasi kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan.

 [amc]